Nicht in dem Sinne, wie die meisten Unternehmen ein „Backup" verstehen. Google Workspace ist auf hohe Verfügbarkeit und den kontinuierlichen Betrieb des Dienstes ausgelegt und umfasst hilfreiche native Funktionen (wie Papierkorb, Versionsverlauf und Aufbewahrungsoptionen). Diese Funktionen sind jedoch nicht mit einem unabhängigen, umfassenden Backup vergleichbar, mit dem sich Daten bei Bedarf in Szenarien wie versehentlichem Löschen, böswilligen Aktivitäten, Fehlkonfigurationen oder tenantweiten Vorfällen wiederherstellen lassen.
In der Praxis verfolgt Google Workspace ein Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibility): Google sichert und betreibt den Cloud-Dienst, während Ihre Organisation dafür verantwortlich bleibt, ihre eigenen Daten zu schützen und deren Wiederherstellbarkeit im Bedarfsfall zu gewährleisten.

Für eine zuverlässige Sicherung von Google Workspace entscheiden sich Unternehmen in der Regel für eine dedizierte Drittanbieter-Backup-Lösung, die speziell für Backup und Recovery entwickelt wurde. Mit Mindtime Google Workspace Backup verfolgen wir ein klares Ziel: eine unabhängige Kopie Ihrer geschäftskritischen Google Workspace-Daten zu erstellen und eine schnelle sowie planbare Wiederherstellung zu ermöglichen – unabhängig davon, ob Sie eine einzelne E-Mail, einen Ordner oder größere Datenbestände wiederherstellen müssen.
Eine leistungsfähige Google Workspace Backup-Lösung sollte zudem eine klar definierte Zeitplanung (zur Einhaltung Ihrer RPO-/RTO-Anforderungen), granulare Wiederherstellungen und eine leistungsstarke Suche unterstützen – sowohl für den operativen Wiederherstellungsfall als auch für Compliance- und eDiscovery-Anfragen.

Die Aufbewahrung in Google Workspace hängt vom jeweiligen Dienst und dessen Konfiguration ab – und verhält sich häufig anders, als viele Anwender erwarten. Exchange Online bewahrt gelöschte Elemente nur für einen begrenzten Zeitraum auf (standardmäßig oft 14 Tage, konfigurierbar auf bis zu 30 Tage), während SharePoint Online gelöschte Elemente im Papierkorb länger vorhält (üblicherweise bis zu 93 Tage).
Ebenso wichtig ist das Verständnis, was bei Änderungen an Benutzerkonten passiert. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen und wird das zugehörige Google Workspace-Konto entfernt, können die damit verbundenen Daten nach einer Übergangsfrist nicht mehr verfügbar sein – sofern sie nicht an anderer Stelle gesichert wurden. Da die Konfiguration von Aufbewahrungsrichtlinien komplex sein kann, können Fehler oder Fehlkonfigurationen zu einem endgültigen Datenverlust führen. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen auf ein unabhängiges Google Workspace Backup als praktisches Sicherheitsnetz.

Die nativen und herstellereigenen Optionen von Google können in bestimmten Situationen sinnvoll sein. Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen aus einem zentralen Grund für ein dediziertes Backup: Unabhängigkeit.

• Eine separate Sicherungskopie (damit die Wiederherstellung nicht von derselben Umgebung abhängt, in der der Vorfall aufgetreten ist)
• Kontrolle über Wiederherstellung und Aufbewahrung, abgestimmt auf die operativen und regulatorischen Anforderungen Ihrer Organisation
• Eine passgenaue Lösung für Unternehmen im EU-Markt (Niederlande, Belgien, Luxemburg, Deutschland), in dem Datenhoheit, Nachweisbarkeit und Audit-Fähigkeit im Tagesgeschäft eine zentrale Rolle spielen

Bei der Dimensionierung eines Google Workspace Backups bezeichnet ein „Nutzer" in der Regel ein eindeutiges Google Workspace-Konto, das Sie schützen möchten. Auch wenn eine Person mehrere Dienste nutzt (zum Beispiel Exchange Online, SharePoint Online und Google Drive), wird sie aus Sicht des Datenschutzes üblicherweise nur einmal gezählt, da die Daten derselben Identität innerhalb Ihres Tenants zuzuordnen sind.
(Die genaue Zählweise kann von der Struktur Ihres Tenants abhängen sowie davon, ob freigegebene Postfächer oder Dienstkonten in den Schutzumfang einbezogen werden.)

In den meisten Unternehmen lautet die sicherste Antwort: alle Nutzer, die geschäftskritische Daten erzeugen oder verarbeiten. Jedes Postfach, jedes Google Drive und jeder Kollaborationsbereich kann Informationen enthalten, die für die Geschäftskontinuität, gesetzliche Verpflichtungen, vertragliche Zusagen gegenüber Kunden oder schlicht für den Tagesbetrieb relevant sind.
Lücken im Schutzumfang erzeugen Risiken – denn genau jenes Konto, das nicht gesichert wurde, kann im Ernstfall bei einer Wiederherstellungs- oder Compliance-Anfrage dringend benötigt werden.