Nicht in dem Sinne, wie die meisten Unternehmen ein „Backup" verstehen. Microsoft 365 ist auf hohe Verfügbarkeit und den kontinuierlichen Betrieb des Dienstes ausgelegt und umfasst hilfreiche native Funktionen (wie Papierkorb, Versionsverlauf und Aufbewahrungsoptionen). Diese Funktionen sind jedoch nicht mit einem unabhängigen, umfassenden Backup vergleichbar, mit dem sich Daten bei Bedarf in Szenarien wie versehentlichem Löschen, böswilligen Aktivitäten, Fehlkonfigurationen oder tenantweiten Vorfällen wiederherstellen lassen.
In der Praxis verfolgt Microsoft 365 ein Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibility): Microsoft sichert und betreibt den Cloud-Dienst, während Ihre Organisation dafür verantwortlich bleibt, ihre eigenen Daten zu schützen und deren Wiederherstellbarkeit im Bedarfsfall zu gewährleisten.

Für eine zuverlässige Sicherung von Microsoft 365 entscheiden sich Unternehmen in der Regel für eine dedizierte Drittanbieter-Backup-Lösung, die speziell für Backup und Recovery entwickelt wurde. Mit Mindtime Microsoft 365 Backup verfolgen wir ein klares Ziel: eine unabhängige Kopie Ihrer geschäftskritischen Microsoft 365-Daten zu erstellen und eine schnelle sowie planbare Wiederherstellung zu ermöglichen – unabhängig davon, ob Sie eine einzelne E-Mail, einen Ordner oder größere Datenbestände wiederherstellen müssen.
Eine leistungsfähige Microsoft 365 Backup-Lösung sollte zudem eine klar definierte Zeitplanung (zur Einhaltung Ihrer RPO-/RTO-Anforderungen), granulare Wiederherstellungen und eine leistungsstarke Suche unterstützen – sowohl für den operativen Wiederherstellungsfall als auch für Compliance- und eDiscovery-Anfragen.

Die Aufbewahrung in Microsoft 365 hängt vom jeweiligen Dienst und dessen Konfiguration ab – und verhält sich häufig anders, als viele Anwender erwarten. Exchange Online bewahrt gelöschte Elemente nur für einen begrenzten Zeitraum auf (standardmäßig oft 14 Tage, konfigurierbar auf bis zu 30 Tage), während SharePoint Online gelöschte Elemente im Papierkorb länger vorhält (üblicherweise bis zu 93 Tage).
Ebenso wichtig ist das Verständnis, was bei Änderungen an Benutzerkonten passiert. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen und wird das zugehörige Microsoft 365-Konto entfernt, können die damit verbundenen Daten nach einer Übergangsfrist nicht mehr verfügbar sein – sofern sie nicht an anderer Stelle gesichert wurden. Da die Konfiguration von Aufbewahrungsrichtlinien komplex sein kann, können Fehler oder Fehlkonfigurationen zu einem endgültigen Datenverlust führen. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen auf ein unabhängiges Microsoft 365 Backup als praktisches Sicherheitsnetz.

Die nativen und herstellereigenen Optionen von Microsoft können in bestimmten Situationen sinnvoll sein. Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen aus einem zentralen Grund für ein dediziertes Backup: Unabhängigkeit.

• Eine separate Sicherungskopie (damit die Wiederherstellung nicht von derselben Umgebung abhängt, in der der Vorfall aufgetreten ist)
• Kontrolle über Wiederherstellung und Aufbewahrung, abgestimmt auf die operativen und regulatorischen Anforderungen Ihrer Organisation
• Eine passgenaue Lösung für Unternehmen im EU-Markt (Niederlande, Belgien, Luxemburg, Deutschland), in dem Datenhoheit, Nachweisbarkeit und Audit-Fähigkeit im Tagesgeschäft eine zentrale Rolle spielen

In den meisten Unternehmen lautet die sicherste Antwort: alle Nutzer, die geschäftskritische Daten erzeugen oder verarbeiten. Jedes Postfach, jedes OneDrive und jeder Kollaborationsbereich kann Informationen enthalten, die für die Geschäftskontinuität, gesetzliche Verpflichtungen, vertragliche Zusagen gegenüber Kunden oder schlicht für den Tagesbetrieb relevant sind.
Lücken im Schutzumfang erzeugen Risiken – denn genau jenes Konto, das nicht gesichert wurde, kann im Ernstfall bei einer Wiederherstellungs- oder Compliance-Anfrage dringend benötigt werden.